仕事とハサミの渡し方は同じ

年度末の手続事務は、大量の書類との格闘で時間のかかるものばかり。年度末のイレギュラー対応はスピードが求められるため、丸ごと外注は難しく、いくら工夫しても、スタッフには何らか負担がかかります。三月の土日はなかなか休めません。

ある休日出勤の日、普段アルバイトさんが対応して下さっている身分証発行を私が代わりにやっていました。休憩のタイミングでアルバイトさんたちが「発行機を新しくしましたか？」と聞かれました。毎日やっている自分たちよりも「速くて綺麗だ」と。

機械は同じものですが、私がやるときには機械の周りを整理して、書類を置く場所を流れるようにして…いわゆる「カイゼン」をしてから作業をはじめるので、年数回しかやらなくても、スムーズにできるのだと思います。

普段打ち合わせ仕事ばかりしている私が、まさか単純作業を変わることができることに驚かれたわけですが、これは組織運営で自分が心がけていることの一つです。スタッフが担当する業務や作業はいつでもサポートできるように、年数回は主体的に携わって忘れないようにしています。当然、時間単価を考えれば監督職がやることではないかもしれませんが、だからといって、何も出来ない監督職というのも、少々残念な気がします。

私がスタッフの定型業務を代わって、スタッフに普段私がやっている仕事（＝チームをまとめる経験）をしてもらう。すると、みながみなの想いを理解しようとする素地ができる。お互いの事情を理解した状態で仕事がまわってくるので、後味の悪い日が減る…定時帰宅しやすいし、休みやすい。これは日常的にお付き合いのある部署間でも意識しています。仕事とハサミの渡し方は同じなのだ、と。

企画のできる職員の育成よりも、企画ができて周りを動かせる職員を育成を育成しなければ、組織は変わりません。事務仕事も企画も得意な職員でありたいと思います。