返事のタイミング

仕事の時間のうち、メールの返信にどれだけの時間を割いているのか…10年前に比べ、立場の変化も影響していますが、確実にメールソフトと向き合っている時間は増加しています。そのため、直接会って話すことの効果が絶大な場面も増えているように感じます。

私は、出勤後一通り流し読みして分類し、急ぎ以外は、集中力が落ちた時に読む…などの方法で、なるべくメールソフトから距離を置くようにしていますが、返信のタイミングは意識しています。

「その日に返事の難しい内容のメールをどうするか」…これはタイプが分かれるようです。私は「受信した事は開封した日にかえし、時間あけて返事することを伝える派」です。だからといって、返事の遅い相手を否定するつもりもありません。いろいろなタイプがいるので、それぞれでよいと思っています。

ただ、組織のリーダーのような、忙しいくて、判断すべき事が多くて、困った時に助けてくれて…のような方には、早いレスポンスが相手の為に良いだけでなく、結果、自分にもかえってくることを、たくさん経験してきたため、部下や後輩には、早いレスポンスをなるべく勧めています。

「自分はチャンスに恵まれない」と嘆くスタッフには、「返事の遅い人に、他人が頼ろうなんて思うか？情報を共有しようと思うか？」と聞きます。それだけではないと思いますが、返事のタイミングを心がける事で、信頼は増すハズです。

という私も、なんでもメール、との向き合い方に悩み、返事に苦しんでいる職員の一人です。掲示板機能などを有効に活用できる職場にできたらな…と思いつつ、明日もメールソフトの奴隷にならないように注意しながら、向き合おうと思います。