個の力・組織の力を活かす

どうすれば自分の職場で実践できるのか、その実践から積み上げられた知識や経験をどのように後任へ継承できるのか

企画力と言う前に

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こじれた案件を漠然と相談に来るスタッフ、文句が先行するスタッフ…「カタチにすることが苦手」という共通点があるように感じています。

こじれた案件については、時系列に・関係者と・主観と客観の区別をつけて、メモにしてから相談に来なさい。緊急なら、それが頭に思い描けるように説明しなさい。
漠然と不満があるのなら、コトの経緯と、関係者と、改善案くらいは、メモにして振りかえってみたらどうだろう。
普段、前年度の資料をいじる程度の方法でしか仕事をしない(させないと)と、白紙から自分の考えを表現できるようなスタッフは成長しません。上司がこのタイプだと、スタッフはもっと厄介になります。
私は、カンタンなことでも、カタチにするように仕事を振っています。異動したてのスタッフは、これが苦手なタイプが多いので、半分書いてから任せる、など、離乳食のような段階でステップアップして、慣れてもらいます。表の作り方など、スタッフそれぞれの個性が出てくると、よしよし、と。
担当業務をカタチにすることは、いわゆる妄想をカタチにすることよりも、はるかに難易度は高く、ストレスがかかります。職場で信用されていなければ、カタチにすることが難しい案件はたくさんあります。
現場で本当に必要な企画力が、この程度の仕事のやり方で身につくとは思いませんが、せめて、担当業務で、この程度が出来てから、企画力に悩んで欲しい、と。
やはり、仕事の振り方が能力開発には重要で、これを避けていては、自己満足だけの能力開発になりがちだと思っています。私も自己満足だけの能力開発にならないよう、気をつけようと思います。

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時間を色付けする

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わが組織では毎朝朝礼をやっています。「やった方がいいのはわかっているけれど、何もない日はどうすればよいかわからない」という質問をたまにいただきます。いくつかのアイデアの中で、一日の使い方をあれこれ皆でコメントしあうことは、効果が高いと実感しています。

例えば、会議の時間が休み時間に重なっていた場合、学生や先生からのオーダーを誰が代わりに受けるのか…まさか「担当者がいないから適当な時間にまた来てね、はやらないよね」と。「午後は伝票確認」とコメントした場合、それは今日の午後に、一人で半日かけてすることなのか?誰がと一緒にやった方がミスは減るのではないか?
一人一人の仕事のやり方を改善することが主目的ですが、それをダイレクトにやると嫌な感情を抱くスタッフもいますから、皆でフォローしあうため、という、もう一つの目的を全面に出して、1日のスケジュールをコメントしあうと、嫌な思いもせず、自然に協力し合い、やがて、仕事のやり方が改善する。
時間はかかりますが、仕事を主体的に・楽しめるスタッフの育成には、(私含め)仕事のやり方そのものの改善は不可欠ですので、地道にやろうと思います。

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監督職7つの指針+1(中間報告)

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このブログの目標にそろそろ到達すべく「まとめ」を考えはじめました。

事務室を「前向きに仕事ができる職場環境」にするために、監督職が心がけるべきことを「監督職7つの指針」として顕在化してみました(『7つの指針』表現形式は、玉川大学出版のQ&Aシリーズを参考としました)。指針それぞれに対する説明文などは未完成であり、これからブラッシュアップします。中間報告として、お付き合い下さい。
 
1.職場の有様は、倫理観が礎にあることを重要視する。
例)時間に甘い職場は、ミスが多い…
2.スタッフは自らの映し鏡であることを認識して行動する。
例)電話でのやり取り(前後含む)は組織全体に伝播する…
3.仕事の成果は振り方次第であることを理解する。
例)分担変更・席替え・様式の指定など…
4.スタッフの多様な価値観を尊重する
例)「任せ方」は、10人居れば10通り…
5.三遊間のゴロの拾い方を心得る。
例)インフォーマルなやり取りは上手に使い分ける…
6.組織を客観的に把握することに努める。
例)見えていること・知っていることだけで判断しない…
7.資質向上の機会をスタッフにも自らにもつくる。
例)上司が勉強しなければ、部下はもっと勉強しない…

番外編・(監督職とは)孤独がつきものであり、連携することで緩和することを知る。

私自身、できていない指針ばかりで偉そうに言える立場ではないですが、定期的に振り返ることで、成長していきたいと思います。

社会人反抗期

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仕事(作業)を振って「これは何でやらないといけないんですか?」「やる意味ありますか?」と聞く、生意気な男子。嫌いじゃありません。私もそうでした。上司をナメるような言動、そんなツンツンした気分、理解できます。
評価が本人の本当の能力より低くなったとしても、今の組織の中で期待される役割を果たしていない訳だから、仕方がないと思いますし、励ますつもりもありません。やがて、痛い目にあって、自分で悩み苦しみ、成長するので、必要な反抗期だと思って、放置するようにしています。
ただ、これが中堅だと困る訳です。周りもそうですし、本人自身にも若手反抗期と比べものにならないくらい、痛みや苦しみが襲ってきます。
そんな偉そうな私の社会人反抗期はかなり遅く、危うく無職を選択してしまうところでした。いよいよ危ない時に、それまで何も注意をしなかった上司が「負けるが勝ちを覚えろ」と一言だけで叱ってくれました。その時はじめて「負けるのが怖かっただけで、本質的にはどうでもよい事にこだわっていた【かも】しれない」…かも、であって完全に納得してはいませんでしたが、その視野を手に入れた事は、その後の反抗期満了に向けた自問自答にとても重要な事でした。
以来、反抗期は、そのスタッフの本質を見つめるよう黙って注視し、取り返しがつかない手間で、ビシッと言うようにしています。そうやって育ってくれた骨太の後輩と築ける職場の近未来は、きっと明るいハズ。

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外から何を持ってきても枯らしてしまう職場

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服務規律の遵守からはじまる、皆にとって働きがいのある職場…ある上司に教えていただいたことです。
昼休みを数分遅刻して戻ることを繰り返すスタッフがいたとします。周りも上司も何も言いません。そこに生まれる職場の感情は「不公平感」なのだそうです。それを繰り返すと、情報共有もおろそかになり、やがて不正が起こりやすい不健康職場になる。カタチになる仕事ばかりして上司に褒めらるも、皆で分担してやるはずの鍵閉めをやらないスタッフが1人…と言えば、よりイメージしやすいでしょうか。
対して、服務規律を当たり前のように皆が守り、緩んだ状態を目の当たりにしたら、上司も周りも指摘できる職場の場合。そこには公正で公平感のある職場があり、社会人として当たり前のホウレンソウができる。その延長に、(特に公に近い職業の場合)働きがいのある職場があるのだ、と。
モチベーションの向上…1人が気持ちよく好きなように仕事をやり散らかした結果、周りのスタッフは働きがいを無くしてしまう可能性があります。無論、それ以前に問題のあるスタッフもいますから、全てに当てはまるとは言えませんが、スタッフのモチベーション向上には、当たり前を当たり前のようにできる職場環境を整えることが重要だと、その上司は教えてくれました。
その職場環境をどのように築くか、例えば、「朝礼文化のないサービス部門に、どうやって朝礼を根付かせるか」…組織運営の能力がとても重要だと思うのですが、我が業界の現在の職員育成では、まだまだ軽んじられているような気がします。
土壌を改良しなければ、外から何を持ってきても枯れてしまいます。土壌改良に能力を発揮できる職員でありたいと思います。


残念な微調整

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前任者が企画までして異動となり、その企画を実働から担当することになったスタッフが、3か月やってみて「コレとアレを変更したい」と修正案を持ってきました。
自分が企画した訳でもない代物を自分のモノに落とし込もうとする姿勢は褒めたのですが、その中身が少し残念でした。
学生のためになっている修正かと思いきや、事務都合も数ヶ所あり、検討の背景となっている数値の読み方も、突っ込んでみると怪しい…それを全部やったら、誰の為にもならんね…そんな感想を抱く提案でした。
課題を整理し、その一つ一つに解決策を考えての提案だということはよく分かりました。けれど、企画全体の姿を理解しようとしなかったため、あちこち足し算引き算してみたら、訳のわからない姿になってしまったのです。
アドバイスの最後に「合格点の目指し方がすこしだけズレているのだ」という話をしました。マイナスを細かく探して都度補う方法ではなく、全体としての姿を都度確認すること。その結果、部分としてマイナスかもしれないが、全体としては最適であるカタチをまず作り出すこと。そこから、個々のマイナスについて、できるだけカタチを変えないようにケアする方法を考える。そうすれば、迷わないし、他者からのつまならい批判にも耐えられるのだ、と。
話し合いの少ない職場では、全体像をイメージし、自らカタチにする能力が高まらないそうです。日常の課題を話し合う環境を整えることで、職場全員で地に足の着いた企画&遂行能力を身につけたいと思います。

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職員としてのこだわりがあまりない

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私のこだわりは「一体感(もしくは、巻き込み)」です。反対意見を封じ込めるやり方ではなく、構成員の納得感と効率のバランスを踏まえながら、できる限り同じベクトルにそれぞれが主体的に向く工夫や努力は惜しまないようにしています。
ある日、会議で意見が活発に出るように、座席の配置を工夫したり、次第や資料を昨年度から変えてみたりしていました。
それをなんとなく手伝い、わざと「しゃんしゃん会議にしない」やり方を不思議に眺めていたスタッフに、「これが、自分の職員としてのこだわりなんだよね」と声をかけたら、さらに??キョトン??となりました。その後、ちゃんと説明しましたが、腑に落ちている様子もなく、こだわりトークで盛り上がることもありませんでした。
なぜ職員になったのか…この程度は採用面接用に用意したことはあると思いますが、それを日常業務に落としこむ経験がないスタッフが多いように感じます。
周りの・過去のやり方を調べ、効率よく担当業務をこなす…ここまでは、だいたいの上司や先輩は教えます。これ以上に大切な事を伝えるためには、相当濃密で、そして、時間をかけた付き合い方が必要です。私の場合、酒を媒介にしたご指導のおかげで、比較的短期間に注入していただけましたが、呑みにケーションが難しい環境ではそれも叶わず…。
いきなり説教じみた話をしても効果はないので、掲示の張り替え、資料綴込みなど、単純作業に加わって、雑談の中で「各人のこだわり」を顕在化し、引き出すように心がけています。「なんで、このサイズの掲示にしたの?」からはじまる、こだわり醸成OJT
こだわりが間違った方向に作用してしまうのも考えものですが、なんとなく職員になってしまったスタッフに闘魂を注入する地道な仕事を疎かにしないように頑張りたいと思います。